Für Steuerkanzleien und Buchhaltungsbüros
Was bei Dir ankommt, wenn ein Mandant ZATORI benutzt
Kurz: ein DATEV-Buchungsstapel im EXTF-Format, erzeugt aus den Rechnungen, die der Mandant ohnehin schreibt — mit Deiner Beraternummer, seiner Mandantennummer und dem Kontenrahmen, den Ihr vereinbart habt. Du musst dafür nichts installieren und nichts umstellen.
1. Was Deine Mandanten damit machen
ZATORI ist ein System für Besprechungen, Aufgaben, Kunden und Rechnungen. Der für Dich relevante Teil ist der letzte: Der Mandant schreibt seine Ausgangsrechnungen dort, wo auch die zugehörige Leistung erfasst wurde. Die Zuordnung zwischen Leistung und Rechnung entsteht also bei ihm — nicht am Monatsende aus dem Gedächtnis.
2. Was bei Dir ankommt
| Format | DATEV-Buchungsstapel als CSV, Formatkennung EXTF |
|---|---|
| Zeichensatz | Windows-1252, wie von DATEV erwartet |
| Kontenrahmen | SKR03 oder SKR04, je nach Einstellung |
| Kennungen | Beraternummer und Mandantennummer stehen im Kopf des Stapels |
| Erlöskonten | nach Steuersatz zugeordnet, im gewählten Kontenrahmen |
| Weg | Datei aus dem Mandantensystem, oder direkte Verbindung über DATEV mit sichtbarem Verbindungszustand |
3. Was Du dafür tun musst
Im Idealfall nichts. Du nennst dem Mandanten einmal drei Angaben — Beraternummer, Mandantennummer und ob Ihr SKR03 oder SKR04 fahrt —, er trägt sie ein, und der Stapel kommt danach in der Form, die Du gewohnt bist.
Keine Installation in der Kanzlei, kein Zugang zu Deinem System, keine Umstellung Deines Ablaufs.
4. Was schiefgehen kann — und woran Du es siehst
Der Abschnitt, den Du in einem Prospekt nicht findest.
Falscher Kontenrahmen beim ersten Stapel
SKR03 und SKR04 verwenden unterschiedliche Erlöskonten. Ist beim Mandanten der andere eingestellt, ist der Stapel formal einwandfrei und inhaltlich falsch. Woran Du es siehst: die Erlöse landen auf Konten, die in Eurem Mandat sonst nie vorkommen. Prüfe den ersten Stapel deshalb einmal von Hand, bevor Ihr auf laufenden Betrieb umstellt.
Abweichende Steuersätze und Sonderfälle
Die Zuordnung erfolgt nach Steuersatz. Bei Reverse-Charge, innergemeinschaftlichen Leistungen und § 19 UStG ist die Sache nicht allein aus dem Satz zu entscheiden. Woran Du es siehst: Auslandsumsätze auf einem Inlandserlöskonto. Das ist der Fall, in dem eine einmalige Absprache mit dem Mandanten mehr spart als jede Automatisierung.
Der Verbindungszustand reißt still ab
Eine Anbindung hat ein Ablaufdatum. Läuft sie ab, kommt schlicht nichts mehr — und das fällt erst auf, wenn Belege fehlen. Woran Du es siehst: ein Monat ohne Stapel. ZATORI zeigt den Verbindungszustand dem Mandanten an; ein kurzer Hinweis von Dir ist trotzdem der schnellere Weg.
Doppelte Übertragung
Wenn ein Mandant in der Umstellungsphase parallel weiter aus dem alten System liefert, hast Du dieselbe Rechnung zweimal. Woran Du es siehst: gleiche Beträge, gleiche Daten, unterschiedliche Belegnummernkreise. Legt vorher einen Stichtag fest.
5. Mit einem Mandanten ausprobieren
Der vernünftige Weg ist ein Mandant, ein Monat, ein Stapel — von Hand geprüft, bevor irgendetwas umgestellt wird. Wenn Du dafür einen Ansprechpartner willst statt eines Formulars: Kontakt, Stichwort Kanzlei. Wir melden uns bei support@zatoriai.com.
6. Zum Weiterleiten an einen Mandanten
Wenn Du einen Mandanten hast, bei dem die Belege jeden Monat Mühe machen: Diese beiden Seiten erklären es aus seiner Sicht, ohne Fachsprache und ohne Anmeldung.
- Meetings und Buchhaltung in einem SystemWo die Kette zwischen Besprechung und Buchhaltung reißt — und die vier Fragen, die er jedem Anbieter stellen sollte.
- ZATORI AI — die FaktenWas es ist, was es kostet, wo die Daten liegen und was es nicht kann. Eine Auskunft, keine Werbung.
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